POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES DE WBSC AFRICA

La présente Politique a été adoptée par la World Baseball Softball Confédération Americas, et ci-après dénommée "WBSC AFRICA", le 01.01.2020, et elle entre en vigueur le même jour.

1. OBJECTIF, CHAMP D'APPLICATION ET DEFINITIONS

Cette politique vise à protéger la vie privée et les droits fondamentaux liés aux informations et données personnelles et sensibles des personnes qui entrent de quelque manière que ce soit en contact avec le WBSC AFRIQUE en dehors des activités et des objectifs d’antidopage, ainsi que celles qui communiquent de quelque manière que ce soit avec le WBSC AFRIQUE, y compris, mais sans s'y limiter, aux informations et/ou données personnelles fournies ou toute autre information et/ou donnée sensible.

Cette politique s'applique uniquement à la collecte, au traitement, à la protection et au transfert d'informations et/ou de données personnelles et ne s'applique pas aux mêmes activités liées aux objectifs et aux questions d’antidopage.

Ces dernières seront effectuées selon les termes et conditions prévus dans la Politique de collecte, de traitement et de protection des informations et données personnelles d’antidopage de WBSC AFRIQUE.

Cette politique vise à assurer une protection efficace, appropriée et privée de haut niveau des informations personnelles et/ou des données fournies au WBSC AFRIQUE.

Definitions: 

• Contrôleur: WBSC AFRICA en tant que responsable de la collecte des données et des informations.
• Données et/ou informations personnelles: toute donnée et/ou information concernant une personne physique identifiée ou identifiable, y compris - mais sans s'y limiter - les informations personnelles sensibles (telles que - sans s'y limiter - les informations personnelles relatives à l'origine raciale ou ethnique, à la commission d'infractions - pénales ou autres -, à la santé et aux informations génétiques).
• Evénement: Toute compétition, événement sportif ou social du WBSC AFRIQUE
• Personne concernée: Toute personne transférant des données personnelles et/ou des informations à la WBSC AFRIQUE.
• Collecte: Méthode par laquelle le WBSC AFRIQUE collecte les données et/ou informations personnelles des personnes concernées.
• Activités d’anti-dopage: Les activités spécifiées par le Code de WADA, les Standards internationaux de WADA, l'ISPPPI de WADA ainsi que les statuts, règles ou règlements de WBSC AFRIQUE, qui doivent être réalisées par les organisations antidopage et leurs agents tiers, dans le but d'établir si des violations des règles antidopage ont eu lieu, y compris la collecte d'informations sur la localisation, la réalisation de contrôles et la gestion des résultats ; déterminer si l'usage par un sportif d'une substance interdite ou d'une méthode interdite est strictement limité à des fins thérapeutiques légitimes et documentées ; éduquer les participants sur leurs droits et responsabilités ; mener des enquêtes sur les violations des règles antidopage ; et engager des procédures contre les personnes présumées avoir commis une telle violation.
• Traitement (et ses équivalents, Traiter et Traitée ainsi que Collecte et Protection et leurs équivalents pertinents): La collecte, la conservation, le stockage, la divulgation, le transfert, la transmission, la modification, la suppression ou toute autre utilisation des Données personnelles et/ou des Informations.
• Violation de données: Tout Traitement non autorisé et/ou illicite, y compris l'accès à des données personnelles et/ou des Informations, que ce soit sous forme électronique, sur papier ou autre, ou toute interférence avec un système d'information, qui compromet la vie privée, la sécurité, la confidentialité ou l'intégrité des données Personnelles et/ou des Informations.
• Tiers: personne physique ou morale, autorité publique, agence ou organisme autre que la personne concernée, le responsable du traitement, le sous-traitant et les personnes qui, sous l'autorité directe du responsable du traitement ou du sous-traitant, sont autorisées à traiter les données personnelles et les Agents Tiers (tels que les sous-traitants qui traitent les données personnelles et/ou les Informations pour ou au nom de WBSC AFRIQUE).
• Destinataire: personne physique ou morale, autorité publique, agence ou autre organisme, à qui les données personnelles sont divulguées, qu'il s'agisse d'un tiers ou non.

2. REGLE DE DROIT

Cette politique a été élaborée conformément au droit fédéral suisse, en tenant compte des principes réglementaires du Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'UE et en conformité avec les statuts, règles et règlements du WBSC AFRIQUE.

En cas de conflit entre l'un des codes, lois, règles, etc. susmentionnés, le droit suisse prévaudra en tout état de cause. A cet égard et pour des raisons de clarté, la loi suisse pertinente est la Loi fédérale sur la protection des données (LPD) du 19 juin 1992 et ses modifications ultérieures.

3. PRINCIPES

Cette politique reconnaît les principes établis par la loi fédérale Suisse et les statuts, règles et règlements du WBSC AFRIQUE.

Cette politique reconnaît les principes de base inclus dans le Règlement de l'UE n. 2016/679 (GDPR) concernant la collecte, le traitement, la protection, la conservation et la transmission des Données et/ou Informations ainsi que la transparence publique, la responsabilité et le respect de la vie privée de ceux qui entrent en contact de quelque manière que ce soit avec le WBSC AFRIQUE.

Toutes les données et/ou informations fournies au WBSC AFRIQUE seront traitées uniquement par le personnel et/ou les membres de la direction qui seront informés et formés en tenant compte de cette politique afin d'éviter toute divulgation non autorisée possible.

Les informations et/ou données collectées ne seront en aucun cas divulguées, sauf en cas de divulgation publique (comme indiqué dans cet acte) ou en cas de consensus de la personne concernée.

Indépendamment de tous les principes et dispositions prévus dans cette politique, le WBSC AFRIQUE partagera tout type d'information et/ou de données à tout moment avec l'autorité publique compétente lorsque cela est dû et/ou obligatoire et en conformité avec la loi suisse ou toute autre loi applicable.

4. OBJECTIFS ET TYPES DE DONNEES ET/OU D'INFORMATIONS

Le WBSC AFRIQUE est une Fédération Sportive Internationale et peut recueillir des données et/ou des informations à des fins sportives et de marketing.

Ces finalités comprennent toute activité nécessaire à la mise en place, l'organisation, la mise en œuvre, la reconnaissance ou la participation à des événements gérés directement par le WBSC AFRIQUE, ainsi que pour les événements confiés et/ou sous-traités à des tiers, par le WBSC AFRIQUE.

La collecte et le traitement de données et/ou d'informations à des fins sportives et de marketing comprend également toutes les activités jugées nécessaires pour développer une base de données sportives comprenant toutes les informations sur les athlètes et les officiels, pour permettre le processus d'accréditation des événements, pour mettre en œuvre une base de données publique de résultats sportifs, pour contacter les athlètes, les officiels et les fédérations nationales afin de fournir des nouvelles, des informations et des avis ainsi que de la publicité ciblée par des bulletins d'information par e-mail et tout autre moyen de communication par le WBSC AFRIQUE et tout autre tiers autorisé.

De même, toute autre activité jugée nécessaire par le WBSC AFRIQUE ou par des tiers autorisés pour poursuivre des objectifs sportifs et de marketing, sera considérée comme faisant partie des objectifs sportifs et de marketing susmentionnés.

Dans le cadre de ses activités sportives et de marketing, le WBSC AFRIQUE peut collecter les types de données et/ou d'informations suivants:

• Identité de la personne concernée (nom complet, date de naissance, sexe, numéro(s) de téléphone, adresse(s) électronique(s), adresse(s) personnelle(s), organisations auxquelles elle appartient, noms et coordonnées des personnes de contact).
• Discipline(s) sportive(s) et toute autre information sportive pertinente.
• Curriculum Vitae, CV, qualification, profession, état civil.
• Tailles des vêtements, mesures des chaussures et autres informations similaires.
• Calendrier des déplacements.
• Préférences et/ou programmes alimentaires et intolérances alimentaires
• Besoins médicaux et pharmaceutiques.
• Numéro de police d'assurance, modalités et condition
• Données fiscales.
• Numéro de sécurité sociale.
• Numéro et date d'expiration du passeport et/ou de tout autre document d'identification. Coordonnées bancaires.
• Photos pour les cartes d'identification et d'accréditation, site web et autres. Contacts dans les médias sociaux.
• Toute autre information nécessaire pour participer à un événement.

Dans le cas d'un événement public (tel que des compétitions, des cérémonies, des événements parallèles, etc.) dans lequel WBSC AFRIQUE décide de réaliser des séquences vidéo et/ou de prendre des photos, le public, les participants et toute autre personne participant et/ou assistant à l'événement, seront pleinement informés à l'avance par des avis publiques qui seront affichés et/ou posés aux points clés à l'intérieur et à l'extérieur du (des) site(s).

5. COLLECTE ET TRAITEMENT

Les personnes concernées (ou leurs représentants dûment autorisés, tels que les membres du personnel de la Fédération Nationale en charge) seront invités à donner leur consentement à la collecte, au traitement, à la protection et à la conservation de leurs propres informations et/ou données personnelles fournies à WBSC AFRIQUE:

• Formulaires numériques.
• Case à cocher numérique.
• Formulaire de consentement écrit.

Outre le format, le formulaire de Consentement doit inclure des informations sommaires sur la façon dont les Données et/ou Informations appartenant aux personnes concernées seront utilisées et traitées à des fins sportives et de marketing et une URL vers la présente Politique ou, en cas de Consentement écrit, une copie sur papier de la présente Politique.

Lorsque la personne concernée fait partie d'une seule Fédération Nationale ou d'autres organismes ou entités avec lesquels le WBSC AFRIQUE interagit principalement, le consentement peut être fourni par les représentants dûment autorisés de la personne concernée.

La relation entre les personnes concernées et leurs représentants doit être établie par écrit entre eux. WBSC AFRIQUE ne supervisera et ne vérifiera que la source à partir de laquelle les Données et/ou Informations seront collectées.

Cette politique sera publiée sur le site officiel de WBSC AFRIQUE de manière à être disponible pour le public et pour que la personne concernée puisse reconnaître et accepter ses termes et conditions avant de donner son consentement.

Pour les personnes âgées de moins de dix-huit ans ou incapables de fournir un consentement précis en raison de leur capacité mentale ou d'un autre motif légitime reconnu par la loi, le consentement sera donné par un parent ou par un tuteur légal. Dans ces cas, les Données et/ou Informations seront traitées avec un degré supplémentaire de prudence et en essayant de protéger encore mieux les données et/ou informations sensibles appartenant à des personnes incapables.

Pour les données et/ou informations sensibles telles que les besoins médicaux ou pharmaceutiques ou les données fiscales, etc., un consentement supplémentaire sera demandé à la personne concernée.

Les personnes concernées sont responsables de la fourniture d'informations et/ou de données correctes et sont soumises à toutes les obligations prévues dans cette politique, dans la loi fédérale Suisse, dans les statuts et règlements du WBSC AFRIQUE et/ou dans toute autre loi, règlement ou processus légal obligatoire applicable et où ce traitement n'est pas en conflit avec les lois applicables sur la confidentialité et la protection des données.

Les informations et/ou données personnelles seront collectées par le personnel et/ou les membres de la direction de WBSC AFRIQUE et par toute autre organisation ou organisme (tiers) auquel le WBSC AFRIQUE a, de quelque manière que ce soit, confié et/ou délégué l'autorité nécessaire.

Dans ces cas, les tiers doivent agir conformément aux termes et conditions énoncés dans la présente politique.

Chacune des personnes susmentionnées responsables de la collecte, du traitement et de la protection des données et/ou des informations agira conformément aux termes et conditions énoncés dans la présente politique et sera considérée comme personnellement responsable de ses actes en cas de violation des règles énoncées dans la présente politique.

Indépendamment de la personne qui effectuera la collecte de données, le WBSC AFRIQUE ne traitera les informations personnelles que lorsque cela est nécessaire et approprié à des fins sportives et de marketing en vertu de la présente politique, de la loi fédérale suisse, des statuts et règlements du WBSC AFRIQUE et/ou de toute autre loi, règlement ou processus juridique obligatoire applicable et lorsque ce traitement n'entre pas en conflit avec les lois applicables en matière de confidentialité et de protection des données.

Indépendamment de tout refus d'accorder ou de retrait ultérieur du consentement par la personne concernée, le traitement des informations personnelles et/ou des données peut encore être requis, à moins qu'il ne soit autrement interdit par la loi suisse, lorsque cela est nécessaire pour permettre à WBSC AFRIQUE ou à l'un de ses tiers:

• D'entamer ou de poursuivre des enquêtes impliquant des violations présumées des règles et règlements de WBSC AFRIQUE concernant la personne concernée.
• De mener ou de participer à des procédures impliquant des violations présumées des règles et règlements de WBSC AFRIQUE concernant la personne concernée.
• Pour établir, exercer ou se défendre contre des réclamations légales relatives à WBSC AFRIQUE, à la personne concernée ou les deux, ou lorsque requis par toute loi applicable.

Les informations et/ou données personnelles sont traitées de manière équitable, précise et complète. Toutes les données doivent être tenues à jour et peuvent être corrigées ou modifiées lorsque cela est nécessaire ou requis par la personne concernée.

WBSC AFRIQUE et les tiers ne traiteront les informations et/ou données personnelles qu'à des fins sportives et de marketing et pour des motifs légaux valables, qui peuvent également inclure le respect d'obligations légales, l'exécution d'un contrat ou la protection des intérêts vitaux des personnes concernées.

WBSC AFRIQUE et les tiers peuvent traiter les informations et/ou les données personnelles à d'autres fins, à condition que ces fins soient exclusivement liées à la réalisation des objectifs du WBSC AFRIQUE et qu'elles soient jugées pertinentes à la suite d'une évaluation dûment documentée effectuée par WBSC AFRIQUE.

6. PROTECTION

Les données et informations seront protégées selon les normes de sécurité suivantes:

• Toute information et/ou donnée écrite sera gardée confidentielle et stockée dans une armoire sécurisée au siège du WBSC AFRIQUE ou dans les bureaux présidentiels.
• Toute information et/ou donnée en format numérique sera gardée confidentielle et stockée dans des ordinateurs verrouillés par mot de passe ou dans des disques durs portables cryptés ou des mémoires flash USB cryptées, qui seront stockés dans un placard verrouillé situé au siège du WBSC AFRIQUE ou dans les bureaux présidentiels.
• Les mots de passe sus-mentionnés seront composés d'au moins 8 chiffres alphanumériques et seront changés par le WBSC AFRIQUE tous les 12 mois et chaque fois qu'un membre de la direction et/ou du personnel sera licencié.
• Les mots de passe seront stockés dans un programme d'historique des mots de passe accessible uniquement au responsable de la protection de la vie privée.
• Le WBSC AFRIQUE peut confier à des prestataires de services externes le stockage, la conservation et la protection des Données et/ou Informations collectées sur des serveurs externalisés situés dans des pays où les normes de confidentialité sont conformes à la présente Politique.
• Le WBSC AFRIQUE empêchera tout type d'accès non autorisé à ce matériel et autorisera sa direction et/ou les membres de son personnel à le manipuler à des fins professionnelles uniquement.
• Le WBSC AFRIQUE peut autoriser certains des membres de la direction et/ou du personnel mentionnés ci-dessus à conserver sur leur ordinateur personnel tout type d'information et/ou de données collectées par WBSC AFRIQUE, à condition que toutes les précautions mentionnées ci-dessus soient prises.
• Dans le cas d'une violation de données, WBSC AFRIQUE doit, dès qu'il a connaissance de la violation, informer immédiatement les personnes concernées de la violation (individuellement ou conjointement), lorsque cette violation est susceptible d'affecter de manière significative les droits et les intérêts de ces personnes concernées.
• WBSC AFRIQUE examinera les circonstances de la violation et prendra des mesures pour empêcher toute récurrence.
• WBSC AFRIQUE peut mettre en place une unité d'urgence afin de mettre fin à la violation des données et d'aider les personnes concernées de la meilleure façon possible.
• WBSC AFRIQUE peut vérifier la conformité à cette politique à tout moment.

7. ACCES ET RETENTION

Les personnes concernées auxquelles les Informations et/ou Données personnelles se rapportent ont le droit d'accéder aux informations suivantes de la part de WBSC AFRIQUE:

• Confirmation du traitement par WBSC AFRIQUE des Informations et/ou Données personnelles les concernant.
• Des informations sur le consentement à donner conformément à l'art. 5 ci-dessus.
• Une copie des informations et/ou données personnelles pertinentes.

Les demandes d'accès seront approuvées dans un délai de 30 jours à condition que cela n'impose pas une charge disproportionnée au WBSC AFRIQUE en termes de coûts ou d'efforts, compte tenu de la nature des informations et/ou données personnelles en question.

WBSC AFRIQUE peut refuser de permettre aux personnes concernées d'accéder à tout ou partie de leurs Informations et/ou Données personnelles si la divulgation peut, de quelque manière que ce soit, compromettre le processus de confidentialité des données.

Dans ce cas, WBSC AFRIQUE informera la personne concernée et exposera par écrit les raisons du refus de la demande dans les meilleurs délais.

A cet égard, si une personne concernée n'est pas satisfaite, elle a le droit d'initier une plainte auprès du WBSC AFRIQUE. Dans le cas où la plainte ne peut être résolue de manière satisfaisante, le plaignant peut notifier et/ou soumettre une plainte au tribunal suisse compétent qui déterminera si une violation de cette politique et une violation de la loi subséquente ont eu lieu.

Les personnes concernées ont le droit de demander la rectification de leurs Données et/ou Informations personnelles lorsque cela est nécessaire.

WBSC AFRIQUE et ses tiers veilleront à ce que les Informations et/ou Données personnelles ne soient conservées que le temps nécessaire à la réalisation de leurs objectifs, eu égard aux finalités générales du Sport et du Marketing inspirant la présente Politique et l'activité de WBSC AFRIQUE ou lorsque cela est autrement requis par la loi applicable, la réglementation ou une procédure judiciaire obligatoire.

Une fois que les données et/ou informations personnelles ne servent plus les objectifs mentionnés dans cette Politique, elles peuvent être supprimées, détruites ou définitivement pseudonymisées.

8. TRANSFERT ET DIVULGATION DE DONNEES

Les informations et/ou données personnelles peuvent être transférées par le WBSC AFRIQUE à des destinataires autorisés, conformément à la présente politique, aux règles et règlements du WBSC AFRIQUE et à la loi fédérale suisse ainsi qu'à toute autre loi applicable.

Les relations entre le WBSC AFRIQUE et ses tiers, ainsi que celles relatives aux destinataires, seront réglées par une convention unique à établir selon les termes et conditions prévus par la présente Politique.

Les informations et/ou données personnelles peuvent être mises à la disposition du public sur le site officiel de WBSC AFRIQUE et sur les pages des médias sociaux et/ou par écrit lorsque cela est nécessaire et conformément aux objectifs généraux du sport et du marketing qui inspirent la présente politique et l'activité générale de WBSC AFRIQUE (par exemple, les résultats sportifs, les nouvelles, les informations de contact des membres de WBSC AFRIQUE, etc.)

Les tiers autorisés - par exemple, les autorités et/ou organisations sportives internationales, les fédérations nationales, les organisateurs de grands jeux et d'autres événements, les sous-traitants, les chronométreurs et les marqueurs, etc. - doivent agir et par conséquent traiter les données et informations en conformité avec cette politique, les statuts, règles et règlements du WBSC AFRIQUE et la loi fédérale suisse ainsi que toute autre loi applicable.

Les informations et/ou données personnelles ne seront pas divulguées à des tiers autres que ceux mentionnés ci-dessus, sauf si ces divulgations:

• sont exigées par la loi.
• ont lieu avec le consentement clair, et écrit de l'athlète, ou
• sont nécessaires pour aider les autorités chargées de l'application de la loi ou les autorités gouvernementales dans la détection, l'enquête ou la poursuite d'une infraction pénale, civile ou similaire, à condition que les informations personnelles soient raisonnablement pertinentes pour l'infraction ou la violation en question et ne puissent être obtenues autrement par les autorités.

Les informations et/ou données personnelles peuvent être divulguées publiquement par le WBSC AFRIQUE dans d'autres situations spécifiques, dans tous les cas en conformité avec les limites énoncées dans cette politique et par toute loi applicable.

Les informations et/ou données personnelles conservées peuvent être utilisées pour faire partie d'un rapport annuel statistique anonyme rédigé par le WBSC AFRIQUE. Ce rapport peut être publié et/ou partagé avec des tiers.

9. SANCTIONS

Toute infraction ou violation de cette politique sera punie selon les dispositions incluses dans les statuts et règlements du WBSC AFRIQUE et le code d'éthique.

10. CONFORMITE, INFORMATIONS ET PLAINTES

Dans le but de rendre cette politique conforme aux lois applicables en matière de confidentialité et de protection des données, ainsi que pour traiter les plaintes et fournir des informations pertinentes, WBSC AFRIQUE nomme vincenzo.larocca@WBSCAFRICA.org. à cet effet.

Tout changement relative à cette question sera communiqué au public entrainant une modification de cette politique.

Politique de protection de données - Conditions d'utilisation

La personne concernée (ou son représentant dûment autorisé) reconnaît, accepte et autorise la collecte de ses données et/ou informations personnelles à des fins sportives et marketing telles que définies dans l'art. 4 de la Politique de protection des données du WBSC AFRIQUE (la Politique) par le WBSC AFRIQUE ou par l'un de ses tiers autorisés.

WBSC AFRIQUE et/ou ses tiers autorisés peuvent utiliser les données et/ou informations fournies par la personne concernée ou son parent et/ou tuteur légal et/ou représentant dûment autorisé selon les termes et les conditions énoncés dans la politique et uniquement à des fins sportives et de marketing.

La personne concernée (ou son représentant dûment autorisé) reconnaît et accepte que les données personnelles et/ou les informations fournies à WBSC AFRIQUE ou à l'un de ses tiers autorisés peuvent être traitées et transférées comme indiqué dans la politique à des fins sportives et de marketing.

ou les informations fournies au WBSC AFRIQUE ou à l'un de ses tiers autorisés peuvent être utilisées pour des études de marché, des statistiques, de la publicité ciblée, le développement de listes de diffusion, des services de nouvelles et d'avis, la gestion et l'organisation d'événements, des systèmes de notation et toute autre activité liée aux objectifs généraux du sport et du marketing de la collecte comme indiqué dans la politique.

La personne concernée (ou son représentant dûment autorisé) reconnaît et accepte que les données personnelles et/ou les informations fournies à WBSC AFRIQUE ou à l'un de ses tiers autorisés peuvent faire partie d'une ou plusieurs bases de données à des fins sportives et de marketing ainsi que de la base de données publique des résultats sportifs et des nouvelles.

La personne concernée (ou son représentant dûment autorisé) reconnaît et accepte que les données personnelles et/ou les informations fournies à WBSC AFRIQUE ou à l'un de ses tiers autorisés peuvent être publiées sur le site officiel de WBSC AFRIQUE et sur les pages officielles des médias sociaux à des fins sportives et de marketing comme indiqué dans la politique.

La personne concernée (ou son représentant dûment autorisé) reconnaît et accepte que les données personnelles et/ou les informations fournies au WBSC AFRIQUE ou à l'un de ses tiers autorisés seront stockées comme indiqué dans la politique et seront conservées aussi longtemps qu'elles serviront aux fins susmentionnées.

La personne concernée (ou son représentant dûment autorisé) déclare avoir fourni des données et/ou informations personnelles correctes et véridiques et reconnaît et accepte d'être tenue responsable en cas d'informations et/ou de données personnelles incorrectes et/ou fausses.

La personne concernée (ou son représentant dûment autorisé) peut demander des informations supplémentaires, exiger l'accès à ses données et/ou informations personnelles, déposer une plainte ou une demande de modification ou de mise à jour des données et/ou informations personnelles, ainsi que retirer son consentement en écrivant à: office@wbscafrica.org.

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